Организация выставки. Подводные камни

Берясь за организацию выставки ,  следует приготовиться к длительной и сложной процедуре, в особенности, если она ориентирована на  сферу производства и бизнеса.  Прежде всего, необходимо знать и представлять круг интересов потенциальных посетителей. Знания эти необходимы для наиболее полного удовлетворения их запросов и ожиданий. Всех посетителей можно разделить на несколько групп. Обязательным является присутствие группы посетителей, которых интересует как предприятия, так и продукция, представленная на выставке. У этих  посетителей четко очерчены цели, они  легко ориентируются в экспонатах и не нуждаются в сопровождении и подсказках.  Следующая группа заинтересованных лиц посещает выставки с целью расширения кругозора в интересующей их сфере.

Как правило, формулировка их запросов не конкретна, они требуют сопровождения в виде печатных планов выставки или пресс – релизов, так как на данный момент не определились и находятся на этапе формирования перспектив, которые не обязательно воплотятся в жизнь. Обязательно присутствует публика, объединенная общим желанием получить бесплатные каталоги, буклеты, любую печатную продукцию, сопровождающую выставку.  Замечено, что почти всегда это – одни и те же лица,  которым, по существу, ничего из представленного не только не близко, но и не интересно . Ввиду того, что эта печатная продукция  требует значительных денежных затрат, опытные организаторы предусматривают режим , при котором каталогами обеспечиваются в обязательном порядке участники, представители СМИ, а также лицам, представляющим солидные заинтересованные организации. Организаторам надо быть готовым к присутствию лиц, настроенных, мягко говоря, критически, которые своими придирками и неуместным философствованием будут  мешать работе.  Редким выставкам удается избежать пустых павильонов, присутствие которых организаторам не следует воспринимать , как свою недоработку. Отсутствие заявленной предварительно экспозиции, это – всего лишь решение несостоявшегося участника и свидетельство о добросовестном исполнении обязанностей организаторами выставки. И последнее предупреждение: затраты и усилия, вкладываемые в организацию выставки, не пропорциональны количеству ее участников. Не следует ожидать, что организовав небольшую выставку, не сложно увеличить масштабы.